Sistem Penjaminan Mutu

Frame Work Sistem penjaminan mutu di UAD

Universitas Ahmad Dahlan (UAD)  memiliki kerangka kerja peningkatan kualitas institusi yang memperhatikan 4 aspek utama, yaitu Perencanaan, Pelaksanaan, Pengevaluasian, dan Perbaikan. Hal ini ditujukan agar dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu terdapat alur kerja yang meningkat dan berkelanjutan. Empat aspek utama dalam kerangka kerja Sistem Penjaminan Mutu Universitas Ahmad Dahlan (SPM-UAD) adalah sebagai berikut:

Pada sub sistem SPM yang pertama yaitu sub sistem perencanaan (PLAN), beberapa aspek mendasar yang harus disiapkan di antaranya:

  1. Penyusunan kebijakan mutu akademik. Kebijakan mutu akademik disusun dan ditetapkan oleh tikm mutu universitas, fakultas, biro, lembaga, dan badan. Formulasi kebijakan ini merujuk pada visi, misi dan tujuan organisasi. Di samping itu, kebutuhan stakeholders juga menjadi konsideran utama, yang dimanifestasikan melalui, societal needs, industrial needs dan professional needs,
  2. Pada tahap selanjutnya, tim universitas, fakultas, biro, lembaga, dan badan menetapkan quality objectives dan standar mutu. Standar mutu ini berisi indikator kinerja kunci dalam konteks pelaksanaan kebijakan mutu. Di samping itu,  standar mutu  juga berisi butir mutu yang mencerminkan kesehatan organisasi pada berbagai area mutu,
  3. Pada tahap selanjutnya, kebijakan mutu  dan standar mutu  secara operasional diterjemahkan dalam pedoman mutu. Dokumen ini berisi berbagai langkah yang harus ditempuh dalam rangka pelaksanaan kebijakan mutu  dan pencapaian standar mutu,
  4. Salah satu komponen dalam pedoman mutu  adalah pedoman prosedur. Pedoman prosedur menjelaskan berbagai tahap pekerjaan yang harus dilalui dalam menyelesaikan tugas tertentu dalam organisasi. Pedoman Prosedur ini didesain untuk menjamin efektivitas dan efisiensi upaya pencapaian standar mutu akademik,
  5. Pengaturan pola kerja juga dilakukan melalui dokumen instruksi kerja yang membantu setiap personil di organisasi dalam menyelesaikan pekerjaan mandiri sesuai dengan deskripsi kerjanya,
  6. Pada sub sistem perencanaan, juga didesain berbagai bentuk borang dan dokumen pendukung lainnya dalam rangka pelaksanaan aktivitas termasuk berbagai instrumen monitoring, evaluasi dan audit mutu,
  7. Pada tingkat program studi, program studi harus menyusun kompetensi lulusan dan spesifikasi program studi yang menunjukkan berbagai kompetensi yang didesain oleh program studi dan berbagai upaya yang dikembangkan dalam rangka pencapaian kompetensi lulusan tersebut.

Kerangka kualitas selanjutnya adalah sub sistem pelaksanaan (DO). Dalam sub sistem ini, setiap aras organisasi, yaitu universitas, fakultas, biro, lembaga, badan dan program studi melaksanakan berbagai aktivitas dalam rangka melaksanakan kebijakan mutu dan mencapai standar mutu. Pada tahap ini, setiap pelaksanaan program kerja, pedoman mutu, pedoman prosedur dan lain-lainnya harus terekam setiap saat. Rekaman kegiatan (quality records) ini menjadi sangat penting dalam rangka mendukung efektivitas monitoring dan evaluasi serta audit mutu. Oleh karena itu, setiap unit organisasi harus memiliki mekanisme pengelolaan quality records yang baik.

Sub sistem lain yang membangun kerangka kualitas adalah evaluasi (CHECK). Tahap evaluasi dilakukan dalam rangka melihat upaya pelaksanaan kebijakan mutu dan upaya pemenuhan standar mutu. Sistem evaluasi dinamakan sebagai Audit Mutu (AM). AM-UAD ini mencakup kegiatan desk evaluation dan visitasi. AM dilakukan secara rutin satu kali dalam satu semester. Pengelolaan AM berada di bawah koordinasi Badan Penjaminan Mutu (BPM) atas perintah audit dari pimpinan universitas dan melibatkan auditor terlatih yang ditunjuk oleh Rektor. Hasil dari audit universitas, fakultas, biro, lembaga, badan, fakultas, dan program studi ini adalah improvement plan (ACTION).

Pada tahap improvement, pimpinan universitas, fakultas, biro, lembaga, badan, program studi menyusun rencana tindaklanjut sebagai respon dari hasil monitoring dan evaluasi. Hasil dari monitoring dan evaluasi serta rencana tindak lanjut tersebut wajib dilaporkan secara berkala pada Rektor.